1. Objeto y normativa aplicable.- AAA CAEFACIL, S.L. (NIF B95934626), en cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, pone a disposición de sus empleados, colaboradores, clientes, proveedores y demás terceros relacionados con su actividad un Sistema Interno de Información (en adelante, "el Canal") a través del cual se pueden comunicar, de forma confidencial y segura, informaciones sobre posibles infracciones normativas cometidas en el seno de la organización.
2. Ámbito de aplicación
2.1. Ámbito subjetivo.- Pueden utilizar el Canal:
- Empleados y trabajadores de AAA CAEFACIL, S.L., cualquiera que sea la naturaleza de su relación jurídica con la empresa.
- Autónomos, colaboradores externos, instaladores y demás profesionales que presten servicios para la empresa.
- Accionistas, socios y miembros del órgano de administración.
- Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
- Voluntarios, becarios, candidatos en procesos de selección, y personas cuya relación laboral aún no haya comenzado o haya finalizado.
2.2. Ámbito objetivo.- A través del Canal se podrán comunicar:
- Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave.
- Infracciones del Derecho de la Unión Europea, en los términos previstos en el Anexo de la Directiva (UE) 2019/1937.
- Cualquier acción u omisión que suponga un incumplimiento de la normativa interna de AAA CAEFACIL, S.L. o de la normativa reguladora del Sistema Nacional de Certificados de Ahorro Energético (Real Decreto 36/2023 y Orden TED/815/2023), incluidas irregularidades en la tramitación o acreditación de actuaciones CAE.
3. Responsable del Sistema.- La gestión del Canal corresponde al Responsable del Sistema Interno de Información, designado por el órgano de administración de AAA CAEFACIL, S.L., que actuará con independencia y autonomía respecto del resto de los órganos de la sociedad.
- Contacto del Responsable del Sistema: denuncias@aaacae.es
4. Canales para presentar la información.- La comunicación se podrá realizar:
- Por escrito, a través del correo denuncias@aaacae.es, indicando en el asunto "Canal de Denuncias — Confidencial".
- Verbalmente, mediante solicitud de una reunión presencial o por videoconferencia con el Responsable del Sistema, a celebrarse en un plazo máximo de siete días naturales desde la solicitud.
- Por escrito, en soporte papel, remitido a cualquiera de los centros de trabajo de la sociedad (Alameda Mazarredo, 69, 6ºA, 48009 Bilbao, o C/ Jorge Juan, 24, bajo, 03320 Elche), indicando en el sobre "Canal de Denuncias — Confidencial — A la atención del Responsable del Sistema".
Las comunicaciones podrán presentarse de forma anónima, sin perjuicio de que la identificación del informante facilite la tramitación y seguimiento de la investigación.
5. Contenido de la comunicación.- Se recomienda que la comunicación incluya, en la medida de lo posible:
- Descripción de los hechos, con la mayor precisión posible (qué, cuándo, dónde y cómo).
- Identificación de las personas implicadas, si se conoce.
- Cualquier documento, dato o evidencia que sustente la comunicación.
- Datos de contacto del informante, si desea identificarse, para poder solicitarle información adicional o comunicarle el resultado de las actuaciones.
6. Procedimiento de tramitación
- Acuse de recibo: en el plazo máximo de 7 días naturales desde la recepción de la comunicación, salvo que el informante hubiera solicitado expresamente lo contrario o que el Responsable del Sistema considere que ello pondría en peligro la confidencialidad de la comunicación.
- Investigación: el Responsable del Sistema realizará las actuaciones de investigación que resulten necesarias y proporcionadas para verificar los hechos comunicados, pudiendo solicitar la colaboración de otras áreas de la empresa o de asesores externos, siempre bajo el deber de confidencialidad.
- Trámite de audiencia: cuando sea legalmente exigible y no comprometa la investigación, se dará a las personas afectadas la posibilidad de ser oídas.
- Resolución: el procedimiento se resolverá en el plazo máximo de tres meses desde la recepción de la comunicación (ampliable a tres meses adicionales en investigaciones de especial complejidad), comunicándose al informante, cuando ello sea posible, el resultado de las actuaciones realizadas.
7. Garantías de confidencialidad y protección
- La identidad del informante, así como cualquier información que pudiera revelarla directa o indirectamente, tendrá carácter confidencial y solo será accesible al Responsable del Sistema y, en su caso, al personal encargado de la gestión del Canal.
- AAA CAEFACIL, S.L. garantiza la prohibición de represalias contra las personas que comuniquen información a través del Canal, incluidas amenazas de represalias o intentos de represalia, tales como suspensión, despido, no renovación de contrato, cambio de puesto, denegación de formación, evaluación negativa de rendimiento, discriminación o cualquier otro trato desfavorable.
- Se garantiza igualmente la protección de las personas afectadas por la comunicación, presumiéndose su inocencia mientras no se demuestre lo contrario, así como el derecho de defensa y a la presunción de inocencia de las personas concernidas.
- Cualquier persona que sufra represalias como consecuencia de haber realizado una comunicación de buena fe podrá dirigirse al Responsable del Sistema o, en su caso, a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) o a las autoridades autonómicas competentes.
8. Protección de datos personales.- El tratamiento de los datos personales derivado de la gestión del Canal se realizará de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), así como con lo dispuesto en la Ley 2/2023.
- Los datos del informante y de las personas afectadas serán tratados exclusivamente por el Responsable del Sistema y, en su caso, por el personal expresamente autorizado.
- Los datos se conservarán en el Canal únicamente durante el tiempo necesario para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación. Si de las comprobaciones no resultara la apertura de una investigación, se procederá a la supresión inmediata de los datos.
- Los datos de las comunicaciones que hayan dado lugar a una investigación se conservarán mientras dure dicha investigación y, transcurrida la misma, se conservarán bloqueados durante los plazos de prescripción de las posibles infracciones o responsabilidades derivadas, o mientras pudieran derivarse responsabilidades del tratamiento, con el máximo de 10 años previsto en la Ley 2/2023, salvo que otra normativa exija un plazo distinto.
- El ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, supresión y demás derechos reconocidos por el RGPD podrá verse limitado cuando ello resulte necesario para garantizar la confidencialidad de la identidad del informante.
9. Buena fe.- Las comunicaciones deberán realizarse de buena fe, en la creencia razonable de que la información comunicada es veracidad y se corresponde con alguna de las categorías descritas en el apartado 2.2. La formulación de comunicaciones falsas o realizadas con manifiesta mala fe o abuso podrá dar lugar a las responsabilidades legales que correspondan, incluidas las disciplinarias.
10. Difusión de la política.- AAA CAEFACIL, S.L. dará a conocer esta política a todo el personal y colaboradores relevantes, y la mantendrá accesible a través de su sitio web y/o intranet, garantizando su fácil acceso y comprensión.